Obligaciones contables y registrales en el IVA

Cuestiones generales

Todas las operaciones realizadas por los sujetos pasivos en el ejercicio de sus actividades empresariales o profesionales deberán contabilizarse o registrarse dentro de los plazos establecidos para la liquidación y pago del impuesto.
La contabilidad deberá permitir determinar con precisión:
• El importe total del IVA que el sujeto pasivo haya repercutido a sus clientes.
• El importe total del impuesto soportado por el sujeto pasivo.

Los libros registro deberán cumplir los siguientes requisitos:

• Deberán ser llevados, cualquiera que sea el procedimiento utilizado, con claridad y exactitud, por orden de fechas, sin espacios en blanco y sin interpolaciones, raspaduras ni tachaduras.
• Deberán salvarse, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones registrales.
• Las anotaciones registrales deberán hacerse expresando los valores en euros. Cuando la factura se hubiese expedido en una unidad de cuenta o divisa distinta del euro, tendrá que efectuarse la correspondiente conversión para su reflejo en los libros registro.
• Los requisitos mencionados anteriormente se entenderán sin perjuicio de los posibles espacios en blanco en el libro registro de bienes de inversión, en previsión de la realización de los sucesivos cálculos y ajustes de la prorrata definitiva.
• Las páginas de los libros registros deberán estar numeradas correlativamente.
Libros registros de carácter general

Los empresarios y profesionales, sujetos pasivos del IVA, deberán llevar, con carácter general, los siguientes libros registros:

• Libro registro de facturas expedidas.
• Libro registro de facturas recibidas.
• Libro registro de bienes de inversión.
• Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias.

En relación con la obligación de llevar Libros registros del IVA conviene señalar que para los sujetos pasivos inscritos en el Registro de devolución mensual del IVA-IGIC, que deban presentar autoliquidaciones o declaraciones correspondientes al Impuesto sobre Sociedades, al Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) o al Impuesto General Indirecto Canario (IGIC) por medios telemáticos, estarán obligados a presentar mensualmente una “Declaración informativa de operaciones incluidas en los libros registros” (modelo 340).

Precisiones:

En los libros registros de facturas expedidas, facturas recibidas y bienes de inversión es válida la realización de asientos o anotaciones, por cualquier procedimiento idóneo, sobre hojas separadas, que después de numeradas y encuadernadas correlativamente, formarán el libro.
Asimismo los libros pueden ser llevados por medios electrónicos o informáticos en cuyo caso, se exige que conserven en soporte magnético u óptico, durante el periodo de prescripción, los ficheros, las bases de datos y los programas necesarios que permitan un acceso completo a los mismos.
Los libros o registros, incluidos los de carácter informático que, en cumplimiento de sus obligaciones fiscales o contables deban llevar los sujetos pasivos, pueden ser utilizados a efectos del IVA, siempre que se ajusten a los requisitos establecidos.

Excepciones y particularidades

Excepciones:

Los sujetos pasivos que tributen en Régimen Simplificado no estarán obligados a llevar los libros registro de carácter general, salvo en lo que respecta a la llevanza de un Libro registro de facturas recibidas, donde se recojan las adquisiciones destinadas a este régimen. También deberán llevar un Libro registro de operaciones realizadas en Régimen Simplificado, en caso de que los índices o módulos operen sobre el volumen de operaciones realizado.
• Si realizasen otras actividades no acogidas al Régimen Simplificado, deberán anotar separadamente las adquisiciones correspondientes a cada sector diferenciado.
Los sujetos pasivos que tributen en el Régimen especial del recargo de equivalencia no estarán obligados a llevar los libros registro de carácter general, salvo cuando realicen actividades sujetas a este régimen conjuntamente con actividades sujetas a algún otro régimen en cuyo caso, deberán llevar un Libro registro de facturas recibidas en el que anotarán separadamente las operaciones sujetas a recargo.
• Si realizasen otras actividades acogidas al Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca o del Régimen Simplificado, deberán llevar el Libro registro de facturas recibidas, anotando separadamente las facturas que correspondan a las adquisiciones de cada sector de la actividad, incluidas las del recargo.
• Si realizasen otras actividades acogidas al Régimen general o a cualquier otro régimen especial distinto de los anteriores, deberán cumplir respecto de ellos las obligaciones generales o específicas aplicables a los mismos y, en todo caso, el Libro registro de facturas recibidas, anotando separadamente las facturas relativas a adquisiciones correspondientes a las actividades en recargo.
Los sujetos pasivos que tributen en el Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca no estarán obligados a llevar los libros registro de carácter general, salvo en lo que respecta a un libro registro en el que deberán anotar las operaciones comprendidas en este régimen especial.
• Si realizasen otras actividades acogidas al Régimen Simplificado o del recargo de equivalencia, deberán llevar el Libro registro de facturas recibidas, anotando separadamente las facturas que correspondan a las adquisiciones de cada sector de la actividad, incluidas las del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca.
• Si realizasen otras actividades acogidas al Régimen general o a cualquier otro régimen especial distinto de los anteriores, deberán cumplir respecto de ellos las obligaciones generales o específicas aplicables a los mismos y, en todo caso, el Libro registro de facturas recibidas, anotando las adquisiciones del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca.
Los sujetos pasivos que presten servicios de telecomunicaciones, de radiodifusión o de televisión y por vía electrónica en los que se apliquen los regímenes especiales correspondientes a tales servicios no estarán obligados a llevar los libros registro de carácter general, sino que deberán mantener un registro de las operaciones incluidas en estos regímenes especiales el cual deberán conservar durante diez años desde el final del año en que se hubiera realizado la operación.
Quienes realicen entregas intracomunitarias ocasionales de medios de transporte nuevos no estarán obligados a llevar los libros registro de carácter general.

Particularidades:

Los adquirentes de bienes a empresarios en Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, deberán llevar un Libro registro especial de “Recibos expedidos por adquisiciones efectuadas a sujetos pasivos en Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca”.
Los sujetos pasivos que apliquen el Régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, además de las obligaciones establecidas con carácter general, llevarán en libros registro específicos distintos, de manera individualizada y con la debida separación, cada una de las adquisiciones, importaciones y entregas, realizadas por el sujeto pasivo, a las que resulte aplicable la determinación de la base imponible mediante el margen de beneficio de cada operación o mediante el margen de beneficio global.
Los sujetos pasivos que tributen en el Régimen especial de las Agencias de Viajes, además de las obligaciones establecidas con carácter general, deberán anotar separadamente en el libro de facturas recibidas, las facturas de los bienes y servicios adquiridos directamente en interés del viajero.
Los sujetos pasivos que tributen en el Régimen especial del Grupo de Entidades, además de las obligaciones establecidas con carácter general, deberán anotar en libro aparte las operaciones intragrupo que se realicen entre entidades que apliquen lo dispuesto en el artículo 163 sexies. cinco de la Ley 37/1992, del Impuesto sobre el Valor Añadido.
Los sujetos pasivos que apliquen el Régimen especial de oro de inversión, además de las obligaciones establecidas con carácter general, deberán hacer constar en el Libro registro de facturas recibidas, con la debida separación, las adquisiciones e importaciones que correspondan a cada sector diferenciado de actividad cuando realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión y otras actividades a las que no se aplique el régimen especial y, deberán conservar los registros de las facturas que documenten las operaciones con oro de inversión durante un período de cinco años.
Los sujetos pasivos acogidos al Régimen especial del criterio de caja, además de las obligaciones establecidas con carácter general, deberán incluir:
• En el libro registro de facturas expedidas, que la operación se ha efectuado conforme a dicho régimen, las fechas de cobro con indicación por separado del importe correspondiente y la cuenta bancaria o medio de cobro utilizado.
• En el libro registro de facturas recibidas, que la operación se ha efectuado conforme a dicho régimen, las fechas de pago con indicación por separado del importe correspondiente y el medio de pago.
Los destinatarios de operaciones a las que se ha aplicado el régimen especial del criterio de caja, además de las obligaciones establecidas con carácter general, deberán incluir en el libro registro de facturas recibidas, que la operación se ha efectuado conforme a dicho régimen, las fechas de pago con indicación por separado del importe correspondiente y el medio de pago.

Libros registros específicos en Regímenes especiales

Los Regímenes especiales de tributación en el IVA son los siguientes:

• Régimen Simplificado.
• Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca.
• Régimen especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección.
• Régimen especial del oro de inversión.
• Régimen especial de las Agencias de Viajes.
• Régimen especial del recargo de equivalencia.
• Regímenes especiales aplicables a los servicios de telecomunicaciones, de radiodifusión o de televisión y a los prestados por vía electrónica.
• Régimen especial del grupo de entidades.
• Régimen especial del criterio de caja

Dependiendo del régimen de tributación, existen los siguientes Libros registros específicos:

• Registro especial de bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección.
• Recibos expedidos por adquisiciones efectuadas a sujetos pasivos en Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca.
• Libro registro de operaciones en Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca.
• Libro registro de operaciones realizadas en el Régimen Simplificado.
• Registro de operaciones incluidas en los Regímenes especiales aplicables a los servicios de telecomunicaciones, de radiodifusión o de televisión y a los prestados por vía electrónica.

Libro registro de facturas expedidas.

En el libro registro de facturas expedidas se inscribirán, una por una, las facturas o documentos sustitutivos expedidos por todas las operaciones sujetas al IVA, lo que incluye las operaciones exentas y de autoconsumo, así como las facturas o documentos sustitutivos de rectificación.
En el libro registro de facturas expedidas se consignarán: el número y, en su caso, serie, la fecha de expedición, la fecha de realización de las operaciones, en caso de que sea distinta de la anterior, el nombre y apellidos, razón social o denominación completa y número de identificación fiscal del destinatario, la base imponible de las operaciones, el tipo impositivo y la cuota tributaria.
En cualquier caso, se anotarán de forma separada de las restantes operaciones las facturas o documentos sustitutivos rectificativos.

Los documentos de facturación se registrarán separadamente uno a uno, aunque pueden:

• Sustituirse por asientos resúmenes en los que se harán constar la fecha o periodo en que se hayan expedido, base imponible global, el tipo impositivo, la cuota global de facturas o documentos sustitutivos numerados correlativamente y expedidos en la misma fecha, y los números inicial y final de los documentos anotados, siempre que se cumplan simultáneamente los siguientes requisitos:
o Que en los documentos expedidos no sea preceptiva la identificación del destinatario.
o Que las operaciones documentadas se deban entender realizadas dentro de un mismo mes natural.
o Que a las operaciones documentadas en ellos les sea aplicable el mismo tipo impositivo.
• Anotarse en varios asientos correlativos una misma factura cuando incluya operaciones que tributen a distintos tipos impositivos.

Libro registro de bienes de inversión.

Deberán llevar este Libro registro los sujetos pasivos que tengan que practicar la regularización de las deducciones por bienes de inversión.
En este libro se registrarán:
• Los bienes de inversión debidamente individualizados.
• Los datos precisos para identificar las facturas y documentos de Aduanas de cada bien.
• Por cada bien individualizado se registrará: la fecha del comienzo de su utilización, la prorrata anual definitiva y la regularización anual, si procede, de las deducciones.
En los casos de entregas de bienes de inversión durante el período de regularización, se darán de baja del libro registro los bienes de inversión correspondientes, anotando la referencia al asiento del Libro registro de facturas emitidas que recoge la entrega, así como la regularización de la deducción efectuada con motivo de la misma.
Las rectificaciones, en cuanto afecten a la regularización de las deducciones por adquisiciones de bienes de inversión, se anotarán en el Libro registro junto a la anotación del bien al que se refieran.
Sólo se efectuará la rectificación de las anotaciones registrales cuando se hubiesen producido errores materiales al efectuar las mismas.

Plazos para las anotaciones registrales.

• Las operaciones que hayan de ser objeto de anotación registral deberán hallarse asentadas en los correspondientes libros registros en el momento en que se realice la liquidación y pago del impuesto relativo a dichas operaciones o, en cualquier caso, antes de que finalice el plazo legal para realizar la referida liquidación y pago en período voluntario.
• No obstante, las operaciones efectuadas por el sujeto pasivo respecto de las cuales no se expidan facturas o se expidiesen documentos sustitutivos deberán anotarse en el plazo de siete días a partir del momento de la realización de las operaciones o de la expedición de los documentos, siempre que este plazo sea menor que el señalado en el apartado anterior.
• Las facturas recibidas deberán anotarse en el correspondiente libro registro por el orden en que se reciban, y dentro del período de liquidación en que proceda efectuar su deducción.
• Las operaciones del Libro registro de determinadas operaciones intracomunitarias deberán anotarse en el plazo de siete días a partir del momento de inicio de la expedición o transporte de los bienes a que se refieren.

ANOTACIÓN DE FACTURAS RECTIFICATIVAS

Pregunta
• ¿Cómo se anotan las facturas rectificativas en el libro registro de facturas expedidas?
Respuesta
• Las facturas rectificativas deben anotarse separadamente, consignando su número, la fecha de expedición, identificación del cliente, naturaleza de la operación, base imponible, tipo impositivo y cuota. Si la fecha de expedición fuese distinta de la del devengo se hará constar también esta última.
Deben estar anotadas en el libro registro antes de que finalice el plazo para realizar la liquidación y pago del impuesto en periodo voluntario.
El sistema de anotación de las facturas rectificativas dependerá:
• de la forma en que tales facturas hayan sido expedidas, es decir, indicando directamente el importe de la rectificación, o bien cómo quedan las facturas tras la rectificación efectuada, y
• de los procedimientos de anotación que, en particular, tengan adoptados los diferentes sujetos pasivos.
En todo caso, la anotación debe permitir determinar con precisión en cada periodo de liquidación el importe total del IVA que se hubiera repercutido a los clientes.
Normativa/Doctrina
• Artículo 63 , 69 Real Decreto 1624 / 1992 , de 29 de diciembre de 1992 .
• Consulta de la D.G.T. 68 – 05 , de 25 de febrero de 2005

ADQUISICIONES INTRACOMUNITARIAS

Pregunta
• ¿Cómo se registran las facturas correspondientes a las adquisiciones intracomunitarias?
Respuesta
• Cuando se realiza una adquisición intracomunitaria, quien realiza la entrega debe expedir una factura y remitirla al destinatario, el cual debe:
a) anotarla en el libro registro de facturas recibidas,
b) calcular la cuota del IVA correspondiente a la adquisición intracomunitaria y
c) consignarla en la anotación relativa a dichas facturas.
En el supuesto de que tales cuotas sean deducibles, el documento justificativo del derecho a deducir es la factura antes indicada, siempre que la adquisición esté debidamente consignada en la declaración-liquidación periódica.

Normativa/Doctrina
• Artículo 97 Ley 37 / 1992 , de 28 de Diciembre de 1992 .

LIBROS REGISTRO: ASIENTO ÚNICO DE VARIAS OPERACIONES

Pregunta
• ¿Cuándo pueden acumularse varias facturas emitidas o recibidas en un único asiento?
Respuesta
• Libro registro de facturas expedidas: puede sustituirse la anotación individualizada de las facturas y documentos sustitutivos, por un asiento resumen de los documentos correlativos expedidos en la misma fecha, siempre que no se trate de documentos en los que habría que identificar al destinatario y sean operaciones realizadas en el mismo mes natural a las que les sea de aplicación el mismo tipo impositivo.
Libro registro de facturas recibidas: se permiten asientos resúmenes de las facturas recibidas en una misma fecha con los mismos requisitos que se señalan para acumular las facturas expedidas, aunque ninguna de las facturas debe ser superior a 500 euros, ni superar los 6000 euros el total de operaciones objeto de acumulación, debiendo ser todas las facturas del mismo proveedor.
Normativa/Doctrina
• Artículo 63 , 64 Real Decreto 1624 / 1992 , de 29 de diciembre de 1992 .

OBLIGACIONES EN EL RÉGIMEN SIMPLIFICADO

Pregunta
• ¿Tienen alguna obligación especial de registro los empresarios en régimen simplificado?
Respuesta
• Tienen que llevar un libro registro de facturas recibidas en el que anotarán todas las adquisiciones de bienes y servicios destinados a ser utilizados en las actividades a las que resulte aplicable este régimen especial, anotando separadamente las adquisiciones de activos fijos (respecto de los cuales se harán constar los datos necesarios para efectuar las posibles regularizaciones)
Si realiza otras actividades a la que no se aplique este régimen especial, se anotarán de forma separada las adquisiciones de cada sector diferenciado.
Si el módulo de la actividad se calcula en función de los ingresos, deberá llevar un libro registro en el que anotará estas operaciones.
Normativa/Doctrina
• Artículo 40 Real Decreto 1624 / 1992 , de 29 de Diciembre de 1992 .

RECTIFICACIÓN DE ANOTACIONES

Pregunta
• ¿Cuándo hay que rectificar las anotaciones registrales?
Respuesta
• La modificación de las anotaciones en los libros registro procede cuando se haya producido un error material al efectuarlas.
Esta rectificación debe realizarse al finalizar el período de liquidación mediante una anotación o grupo de anotaciones que permita determinar, para cada período de liquidación, el correspondiente impuesto devengado y soportado, una vez practicada dicha rectificación.
Tratándose de bienes de inversión, las rectificaciones, si afectan a la regularización de deducciones por adquisición de tales bienes, se anotarán en el libro registro de bienes de inversión junto a la anotación del bien al que se refieran.
Normativa/Doctrina
• Artículo 70 Real Decreto 1624 / 1992 , de 28 de Diciembre de 1992 .

REGISTRO DE DOCUMENTOS SIN MENCION DEL TERMINO FACTURA

Pregunta
• ¿Hay que anotar en el Libro registro de facturas recibidas aquellas en las que no consta la palabra factura?
Respuesta
• La circunstancia de que en un documento recibido no conste expresamente la mención del término factura no implica que quede excluido de la obligación de ser debidamente anotado en el Libro registro de facturas recibidas. A estos efectos, el Real Decreto 1496/2003 establece en su artículo 6.9 que tendrán la consideración de factura aquellos documentos que contengan todos los datos y requisitos a que se refieren los apartados 1 a 7 de dicho precepto, entre los cuales no se encuentra el de hacer la mención expresa del término factura.
No debe anotarse en el libro el número que conste en la factura recibida, sino que las facturas recibidas deben numerarse en el orden en que se reciban, y dicho número es el que debe ser objeto de registro.
Normativa/Doctrina
• Artículo 64 Real Decreto 1624 / 1992 , de 29 de diciembre de 1992 .
• Consulta Vinculante de la D.G.T. V 1361 – 07 , de 25 de junio de 2007